Documento de expedición
El albarán, y qué prueba una firma
Un albarán es el recibo de su propio almacén: entraron tantos palets, a tal hora, y alguien se hizo cargo de ellos. Mueve existencias a sus libros. No es el documento de transporte, el porteador no es parte de él, y una reserva escrita ahí no alcanza a la parte de la que hablan las reglas de transporte.
Las cifras
| Quién lo emite | El vendedor o el almacén de confección, como documento comercial que acompaña a la mercancía |
|---|---|
| Qué registra | La recepción de los bultos en la dirección de entrega, y la hora |
| Forma jurídica en la UE | Ninguna prescrita. Es práctica comercial y no un documento regulado |
| Dónde corresponde una reserva al porteador | En la carta de porte, en la entrega para el daño aparente (CMR, artículo 30.1) |
Qué cambia en un pedido
Trabaja por turnos en el muelle
La firma es de quien estuviera allí, y después se leerá como si fuera una inspección. Decida qué confirma realmente su gente y escríbalo en el impreso.
Usa salvo comprobación como norma
Es una marca interna útil y no cambia nada fuera de sus propios registros. Acompañada de una anotación en la carta de porte pasa a valer algo.
Cuadra entregas contra pedidos
Este es el documento que cierra una entrega en su sistema, así que un error aquí se propaga a las existencias y al pago. Vale la pena casarlo con el packing list el mismo día.
Qué no resuelve esta nota
- Esto explica para qué sirve el documento. No es asesoramiento sobre el efecto de ninguna firma, y lo que digan sus condiciones de compra sobre la aceptación es cuestión aparte.
- La práctica varía por país. En algunas jurisdicciones un movimiento nacional por carretera lleva su propio documento de control obligatorio junto al albarán comercial.
- No tenemos documentación de entrega acordada ni condiciones de venta acordadas. Qué llegaría con una carga nuestra está sin cerrar.
Fuente: Convenio relativo al contrato de transporte internacional de mercancías por carretera (CMR)
Firmado por quien estuviera en el muelle
El albarán es el recibo de tu propio almacén: entraron tantos palets, a tal hora, y alguien se hizo cargo de ellos. Es el registro interno que mete la mercancía en tus libros. Quien lo firma es un carretillero al final de un turno, y la firma vale exactamente lo que un carretillero al final de un turno podía razonablemente haber comprobado.
Nadie critica aquí a los almacenes. La idea es tener claro qué está haciendo esa firma, porque más adelante alguien la leerá como si fuera un informe de inspección.
Una reserva pertenece al documento de transporte
Escribir salvo examen en un albarán es una costumbre que conviene examinar. Deja constancia de una duda dentro de tu propio papeleo, lo cual es útil. No pone sobre aviso al transportista, porque el transportista no es parte de ese documento y no se queda con copia.
Así que si algo está visiblemente mal, escríbelo también en la carta de porte, en la casilla que existe para eso, y después escríbelo en el tuyo. Dos anotaciones, un minuto. La alternativa es un expediente que demuestra que tu almacén detectó un problema y no se lo contó a nadie que pudiera actuar sobre él.
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